Se estima que un 28% de las reuniones de una empresa son poco productivas. O, dicho con otras palabras, que a veces cuesta romper con las rutinas de trabajo para enfocarse en lo realmente importante. Pero, ¿qué pasa cuando hablamos de una de las citas más importantes para una compañía, como es la reunión del Comité de Dirección? Un liderazgo efectivo es clave para garantizar el máximo aprovechamiento de este encuentro.
Seguro que te ha pasado muchas veces. Entras en una reunión y sales con la sensación de no haber resuelto lo que te proponías. Según un informe de la agencia Robert Half, esto suele pasar con un 28% de los encuentros fijados en el trabajo. Contenidos mal preparados, exceso de reuniones o demasiados asistentes, pueden ser algunos de los motivos que te lleven a salir con esta percepción. Pero cuando hablamos de cuestiones de las que depende la salud de la compañía, la productividad del tiempo es una prioridad. El Comité de Dirección es un órgano fundamental para ello: es el equipo encargado de definir qué rumbo debe tomar la empresa, garantizando su viabilidad a largo plazo, su estrategia y sus objetivos. La reunión del Comité de Dirección es, por tanto, vital para la compañía. Hacer fructíferas esas horas de encuentro, requieren un liderazgo efectivo: un equipo capaz de lograr resultados, con una visión estratégica y con una proyección de futuro.
¿Para qué nos hemos reunido? Parece una pregunta fácil, pero a veces puede perderse de vista. Es fácil dejarse llevar por otros asuntos más funcionales, e incluso dar demasiado protagonismo a temas menos urgentes. El reto del Comité de Dirección es conseguir que la reunión sea un canal efectivo para la toma de decisiones. Y para ello, hay diferentes factores a tener en cuenta.
¿Qué puede indicarnos que las reuniones no funcionan de forma efectiva?
- La falta de orientación estratégica. La reunión del Comité de Dirección no debe ser un encuentro para apagar fuegos que pueden solucionarse en otro momento: es el lugar para un debate alineado con unos objetivos estratégicos definidos. Debemos decidir qué es prioritario, qué decisiones son clave y qué acciones u operaciones nos acercaran o alejan de estas metas.
- Los objetivos contrapuestos entre departamentos que se perpetúan. Los directivos deben entender que no se trata de defender a su propio equipo frente al resto: en el momento en el que cruzan esta puerta, dejan de ser representantes de los intereses de su unidad organizativa para consensuar la mejor opción para la empresa. Cuando un tema está en la mesa del Comité: es de todos. Y para ello, deben evitarse los personalismos.
- La toma de decisiones que se dice que es conjunta, pero que no se practica así. Puede ser que se venga al Comité a debatir sobre aspectos para los que cada miembro tiene una opinión distinta. Si se destina mucho tiempo en defender posiciones que se toman como propias, lo que a la práctica se da en bastantes ocasiones, crearemos una incoherencia en la organización.
- Comportamiento político excesivo. Muchas veces se actúa de forma políticamente correcta, sin autocrítica, sin escuchar todas las voces y evitando el conflicto. También puede darse que alguno de los miembros no acepte el desafío de otros. Pero para conseguir un debate fructífero, la asertividad es clave: se debe contar con todas opiniones de los miembros.
- Falta de liderazgo en la dinámica y el contenido de la reunión. Cuando no se cierran los temas previstos, se monopoliza el debate, no hay un foco claro en la reunión o no se gestionan las intervenciones adecuadamente, se pierde el objetivo establecido. Si se observan estos factores, hay una falta de liderazgo que disminuye la efectividad de la reunión.
¿Qué ventajas se obtienen de hacer las reuniones del Comité más efectivas?
- Incrementar el rendimiento del negocio
- Mejorar la participación en el diseño de la estrategia y en la toma de decisiones globales de la compañía
- Conseguir más compromiso con los proyectos de la empresa y poder evaluar mejor los proyectos o clientes estratégicos
- Cohesionar el equipo directivo
- Agilizar la toma de decisiones primordiales en las organizaciones, evitando los bloqueos
- Estimular al equipo hacia la mejora continua y una cultura de excelencia
- Movilizar al resto de la empresa hacia una ejecución efectiva, con coherencia
Mi aprendizaje de la experiencia
El desarrollo del liderazgo del Comité de Dirección como primer equipo de una empresa es un aspecto clave del desarrollo organizacional. De mi experiencia, destacaría que la idoneidad de la estrategia, la efectividad de la ejecución, la cohesión y el compromiso por alcanzar unos objetivos, dependen del buen funcionamiento del Comité de Dirección.
Olvidar comentar los temas esenciales como Comité y dejarse llevar por otro tipo de decisiones más operativas, es más habitual de lo que nos pensamos. En mi caso, me ha sorprendido observar que, en muchos casos, los diálogos de un Comité de Dirección acaban centrándose más en las áreas funcionales de la empresa de lo que deberían. Se habla de ventas y objetivos financieros, pero no con la interacción deseada. Deberíamos preguntarnos cuántas reuniones de este tipo se enfocan realmente en una estrategia de futuro: ¿Cuál es la dinámica en la toma de decisiones? ¿Se cuestionan con profundidad los éxitos y fracasos? ¿Se pasan por alto los conflictos latentes? En definitiva, ¿qué impacto genera en la organización de la empresa el Comité? ¿son efectivas estas reuniones?
Os dejo los principales aprendizajes de mi experiencia en acompañar a Comités de Dirección en el desarrollo del liderazgo de sus reuniones:
- Diseña la mejor composición. No todos los miembros del Comité ejecutivo tienen que estar en todas las reuniones, ni todos los asistentes han de ser miembros del equipo
- El tamaño importa: el número de miembros debería oscilar entre 5 y 7, sin superar nunca los 13
- Liderazgo antes de la reunión:
- Intención. ¿Para qué es la reunión? Debemos clarificar si tiene un cometido informativo, estratégico o de gestión. Del mismo modo, debe definirse la manera de abordarla: información, debate, plan de implementación, decisión.
- Preparación. La agenda debe estar siempre por escrito y ser remitida con dos o tres días de antelación, junto con los materiales de lectura previa que requiere la reunión. Esta previsión servirá para clarificar las expectativas y concretar la contribución de cada asistente: al comité se viene preparado para participar y construir, no solo a escuchar.
- Roles: El líder no siempre tiene que ser el CEO o el mismo miembro de la ejecutiva. ¿Por qué no rotamos los roles en cada comité?
- Liderazgo durante de la reunión:
- Alianza. deben establecerse las reglas del juego. Los miembros del Comité de Dirección se exigen unos a otros para que se cumplan los acuerdos y comportamientos. Debe haber un compromiso con estas normas, en cuanto a responsabilidad y tiempo.
- CO-nflicto constructivo. retar y aportar a los miembros de forma constructiva. Debe haber un diálogo valiente que ayude a enriquecer la marcha de las diferentes áreas de la empresa con distintas opiniones y perspectivas. Las buenas noticias también deben compartirse.
- El foco de las reuniones es el debate. El tiempo dedicado a presentaciones y a proveer de información al equipo no debe ser superior al 30% del tiempo total disponible.
- La prioridad primero. Los asuntos más relevantes deberán ser colocados al principio del orden del día. Debe revisarse la información más relevante, poniendo el foco en los temas clave.
- Un rol para cada lugar. Roles funcionales, roles en el Comité.
- Aprendizaje. ¿Qué hemos aprendido hoy respecto al proceso y sus dinámicas? Es importante evaluar la efectividad del liderazgo e instruirse conjuntamente, de manera alineada con los valores y la cultura de la empresa.
- Output. Acta.
- Liderazgo después de la reunión: es importante saber pedir y ofrecer soluciones al Comité como equipo, no como directivos de distintas áreas. La responsabilidad sobre el logro de los objetivos estratégicos es conjunta, así como ofrecer una comunicación coherente a toda la organización. Por ello, también es importante pactar lo que va a salir del Comité.
En resumen, el liderazgo en las reuniones de Comité está directamente relacionado con los resultados de la compañía. ¿Son estos encuentros realmente efectivos para vuestra empresa? ¿Creéis que podrías aplicar estos consejos?
